IL SISTEMA SECA “INKASSO”

Quest’area ci permette di comprendere come funziona il sistema INKASSO.

In tutti i settori della distribuzione il ritardo di pagamento si attesta tra il 25 – 30% del fatturato.

É noto che più aumenta il tempo subito (ritardo) più aumenta il rischio del mancato incasso.

Concedere più tempo di quello pattuito, oltre che cumulare più crediti rendendo più difficile il pagamento, crea un’ abitudine nel cliente     dannosa per l’azienda ma soprattutto rischiosa. Pagare più tardi possibile è un’ abitudine di molti.

Silenzio assenso, chi pago prima ?  chi si fa sentire.

Contrariamente a quello che si pensa, informare il cliente che il pagamento non è arrivato non significa disturbarlo ma è un segnale di  buona amministrazione. Essere vicino al cliente che è in ritardo con il pagamento è educativo.

 Come fare ?

Creare un processo interno che ci permetta di:

• essere tempestivamente presenti;
• avere il controllo su ogni singola fattura;
• perseverare il sollecito di pagamento con più operazioni fino all’incasso.

UN ESEMPIO DI UN PROCESSO

FASE 2     Avviso scaduto all’agente di vendita via e-mail.

FASE 3     Sollecito telefonico di cortesia, con il vostro operatore dedicato identificato nell’azienda.

FASE 4     Primo sollecito scritto trasmesso via posta prioritaria, su vostra carta intestata secondo layout predefinito.

FASE 5     Secondo sollecito telefonico, con il vostro operatore dedicato identificato nell’azienda.

FASE 6      Diffida ad adempiere su vostra carta intestata secondo layout predefinito, trasmesso tramite raccomandata postale.

FASE 7     Terzo telefonico ultimo sollecito, con il vostro operatore dedicato identificato nell’azienda.

Se il cliente non paga automaticamente parte il sollecito.

Il processo viene studiato secondo modi e tempi  adatti alla tipologia di clientela, con la possibilità di escludere i clienti che riteniamo non debbano essere interessati dalle operazioni di sollecito.

La procedura può essere rivista e modificata nel tempo.

INKASSO permette di creare un processo pensato nei tempi e modi secondo le tue esigenze.

Il cruscotto permette di:

• vedere i risultati e ogni singola operazione;
• intervenire sospendendo in modo mirato alcune attività per alcuni clienti;
• intervenire su eventuali eccezioni o difficoltà sollevate dal cliente;

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L’analisi dell’andamento attuale è gratuita e ci permette di valutare il raggiungimento degli obiettivi che l’azienda si prefigge.

I file contenete i dati necessari all’analisi sono:

1) file dettaglio dello scaduto alla data odierna;

2) file dettaglio fatturato ultimi 4 mesi precedenti alla data dello scaduto;

3) valore totale fatturato ultimo anno comprensivo d’IVA;

4) numero fatture ultimo anno.

I 2 file dettaglio scaduto e fatturato dovranno essere forniti su file Excel o Csv (vedi esempio sottostante)

• codice cliente;
• numero fattura;
• data fattura;
• data scadenza;
• importo comprensivo di IVA.